A beléptetőrendszerek funkciója három kérdőszóval foglalható össze. Ki, mikor, hova? 
A biztonság eg
yik alapfeltétele egy védett területre belépő személyek jogosultságának időbeli és térbeli korlátozása. E feladatra a beléptetőrendszerek a legalkalmasabbak, melyekkel teljes kontroll alatt tarthatjuk a védett területeinket, megóvva az ott elhelyezett értékeinket. Alkalmazásuk jellemzően a nagyforgalmú, sok belépési ponttal ellátott objektumokban lehet indokolt ilyenek pl. irodaházak, gyárak, üzemek. A belépési helyek számától függetlenül, a nagy kockázatú helyeken szintén indokolt az ilyen biztonsági rendszerek használata. Ezeken a helyeken a hagyományos beléptetési formák már nem alkalmazhatóak, a biztonsági igények naplózást, időbeni korlátozást, ajtók állapotának monitorozását, jogosultságok korlátozását követelnek meg. Ezek a biztonsági igények hívták életre az elektronikus beléptetőrendszereket. A beléptetőrendszerekkel szemben támasztott alap követelmény az ügyfél igényeinek, a védendő terület méretéhez igazodó kiépítési skálázhatóság. A LAN / WAN hálózati vagy az Internetes csatlakozásnak köszönhetően a védett helyszínek távol is lehetnek egymástól, a rendszer mégis egy komplex egységként kezeli őket. Ahogy a helyszíni rendszerek úgy az azonosítási formák is eltérőek lehetnek helyszínenként. Egy komplex rendszeren belül megférnek a hagyományos kártyás azonosítás különböző fajtái (125 Khz kártyák, vagy a 13,56 Mhz es Mifare kártyák) a biometrikus azonosítás is, vagy a legegyszerűbb számkódos beléptetés. A Wiegand szabványnak köszönhetően a kártyaolvasók és kártyák csereszabatosak lehetnek. Az ajtóvezérlők közötti mára elavultnak tekinthető soros kommunikációját felváltotta a gyorsabb megbízhatóbb TCP/IP kommunikáció.
HID olvasó és kártyák
Azonosító eszköz, lehet kártya, tag, karóra jellegű azonosító, ritkább esetben alacsony biztonsági helyeken számkód. Magas biztonsági szint esetén a több féle azonosítás a bevett eljárás. Elterjedőben vannak a biometrikus azonosítási módok, ami lehet kézgeometria, szemfenék, újlenyomat is. A mobil telefonok is képesek helyetesíteni a kártyákat, a beépített NFC chip segítségével.
HID olvasó család
Olvasó, amely a kártyán tárolt elektronikus adatokat olvassa ki és juttatja el a helyi ajtóvezérlő egységnek. A kártyaolvasók olvasási távolsága széles tartomány között változik a feladat igényei szerint, az olvasási távolság a több métert is meghaladhatja. Az olvasó kommunikációját szabványok rögzítik, ezért a gyártók közötti kompatibilitás bizosított.
Ajtóvezérlő, amely az olvasótól érkező adatok alapján döntést hoz a belépés jogosságáról vagy dönt annak elutasításáról. A kontroller a rendszer egyik kihelyezett döntéshozó központja, mely a helyi PC-s vezérlőszoftverrel áll kapcsolatban jellemzően a helyi LAN-on, vagy külön soros vonalon keresztül. A kommunikáció megszakadása esetén a kontroller önállóan is képes döntést hozni, valamint saját memóriával is rendelkezik. A kontroller képes további eszközök csatlakoztatásának fogadására is, ilyen lehet a kijárati irányú olvasó, nyitógomb, tűzeseti vésznyitó, nyitásérzékelő, kimeneti és bemeneti eszközök.
Szoftver
Vezérlő szoftver, feladata a rendszer vezérlése, a használattal és a rendszerállapottal kapcsolatos információk gyűjtése naplózása. Itt történik a felhasználók és jogosultságok konfigurálása, a naplók kigyűjtése. Ezek az adatok a helyi lemezvezérlőkbe kerülnek, ahol végül a belépés jogosságáról döntés születik. Komplexebb igények esetén integrált rendszerek kiépítése is megvalósulhat, ilyen esetben a rendszer nem csak beléptetést hajt végre, hanem betörésjelző funkciókkal, vagy videomegfigyeléssel alkot komplex rendszert. A beléptető jelzést kaphat a helyi tűzjelző rendszertől, a tűzeseti vésznyitás végrehajtására. A beléptetőrendszerek megjelenésével egy időben jelentek meg az integrált, vagy a beléptetőrendszer adatbázisára támaszkodó munkaidő nyilvántartó és bérszámfejtő rendszerek, melyek a vállalatirányítási szoftverek szerves részévé váltak.